Dibalik Kunjungan Menteri, Ini Peran Protokoler

Menteri Komunikasi dan Informatika, Johnny G. Plate memulai kunjungan kerja ke Kota Kupang, Provinsi Nusa Tenggara Timur, Rabu (23/02/2022). Menkominfo tiba di Bandara El Tari sekira pukul 06.00 WITA.

Dalam kunjungan selama dua hari hingga besok, Menteri Johnny akan meninjau secara langsung Pembangunan Ruang Kendali Satelit Bumi SATRIA.

“Jadi kunjungan Bapak Menteri Kominfo, Johnny G. Plate ke Kupang ini dalam rangka menghadiri dua kegiatan sekaligus yakni meninjau Lokasi Pembangunan Ruang Kontrol Satelit Bumi Satria, dan meresmikan Gedung St Arnoldus Janssen serta Aula St. Maria Immaculata yang berada di Kampus Universitas Katolik Widya Mandira. Di sana, Menkominfo akan melakukan seremoni pengguntingan pita yang dilanjutkan dengan menyapa secara virtual para penerima beasiswa pelatihan bahasa Inggris melalui zoom meeting,” tutur Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Kominfo, Sensilaus Dore, di Bandara El Tari Kota Kupang, Nusa Tenggara Timur, Rabu (23/02/2022).

Untuk memastikan kunjungan kerja Menkominfo ke Kupang bisa terselenggara dengan baik dan lancar, Kepala Biro Umum Setjen Kementerian Kominfo menyatakan pihaknya telah berkoordinasi dengan Pemerintah Daerah setempat melaui Surat Pemberitahuan yang ditujukan kepada Sekda NTT Benediktus Polo Maing.

“Ini sudah menjadi tugas saya sebagai Kepala Biro Umum yang menangani setiap tugas negara Menkominfo selaku pejabat negara apabila berkunjung ke suatu daerah. Artinya perlu suatu sistem keprotokolan di daerah, sehingga kami perlu mengecek kesiapan di lapangan sudah sejauh mana,” tuturnya. 

Sensilaus Dore menekankan aktivitas koordinasi menjadi perhatian penuh bagi tim protokol Setjen Kementerian Kominfo. Dalam masa pandemi, acara yang berlangsung tatap muka juga memerlukan pendekatan tersendiri agar bisa berlangsung dengan aman dan sesuai dengan protokol kesehatan.

“Kami, saya khususnya, selalu menginstruksikan kepada tim protokol bahwa prinsip dalam setiap kegiatan kunjungan pimpinan harus melakukan koordinasi dengan pemda setempat, dalam hal ini Sekretariat Daerah, untuk memastikan fasilitas, kondisi daerah, apalagi saat ini masih dalam kondisi pandemi Covid-19 tetapi Kota Kupang saat ini termasuk daerah dengan status PPKM level 1. Jadi itu masih berkemungkinan pimpinan melaksanakan kegiatan secara tatap muka,” jelasnya.

Protokoler

Kabiro Umum Setjen Kementerian Kominfo menjelaskan, pengaturan mengenai kunjungan pejabat negara  tercantum dalam UU 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. "Dalam undang-undang itu disebutkan bahwa acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, yang menghadirkan pejabat negara, memiliki pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional," jelasnya.

Menurut Sensilaus Dore, protokol sebagai perekat untuk mengatur hubungan pimpinan/organisasi dengan pimpinan/organisasi lainnya atau dengan masyarakat, harus mampu menjabarkan dan menjembatani keinginan berbagai pihak tersebut untuk mencapai suatu tujuan bersama.

"Untuk itu, dalam penyiapan berbagai pelaksanaan kegiatan tersebut, diperlukan kemampuan memahami aturan-aturan keprotokolan dan juga dituntut untuk mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan (planning), mengorganisir (organizing), mengarahkan (actuating), pengawasan (controlling) dan evaluasi kegiatan (evaluating)," jelasnya.

Dalam melaksanakan kegiatan di suatu daerah seperti di Kupang saat ini, Kabiro Umum Setjen Kementerian Kominfo menyatakan selalu menerapkan protokol kesehatan yang ketat.

“Misalnya apabila tamu undangan ingin memasuki ruangan acara, kami meminta petugas kesehatan untuk melakukan pemeriksaan sesuai standar yang telah ditetapkan Satgas Covid-19 seperti pengecekan suhu tubuh, dilakukan test antigen dengan status negatif yang dibolehkan memasuki ruangan acara, melakukan scan barcode pedulilindungi, serta menunjukkan sertifikat vaksin lengkap dosis satu dan dua,” tuturnya.

Berkaitan dengan pelaksanaan tugas tersebut, maka petugas protokol di lingkungan pemerintahan dituntut memiliki kompetensi dan kapabilitas yang memadai sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. 

"Salah satu kompetensi yang harus dimiliki adalah pengetahuan dan kemampuan petugas protokol mengenai ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam keprotokolan dan kebiasaan-kebiasaan yang dapat diterima secara umum," tutur Sensilaus Dore.

Dalam kesempatan itu, Sensilaus Dore juga mengapresiasi bantuan dari Pemkot Kupang yang sangat kooperatif untuk mendukung terselengaranya kegiatan dimaksud. 

“Dukungan yang diberikan berupa fasilitas kendaraan, keamanan dan sekaligus kenyamanan pelaksana kegiatan ini di Kupang,” ujarnya.

Libatkan UPT Balmon

Tak hanya berkoordinasi dengan pemerintah daerah saja, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Biro Umum yang tertuang dalam Permenkominfo Nomor 12 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kominfo, Biro Umum turut melibatkan peran dari Balai Monitoring Spektrum Frequensi Radio Kelas I Kupang Ditjen SDPPI dalam kegiatan kunjungan kerja Menkominfo.

“Kami mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan urusan keprotokolan dan penghubung dalam pelaksanaan kegiatan rapat kerja, rapat koordinasi, dan kunjungan kerja di dalam dan luar negeri bagi pimpinan Kementerian Komunikasi dan Informatika,” jelas Kabiro Umum Setjen Kementerian Kominfo.

Menurut Sensilaus Dore, sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT), Balai Monitoring Spektrum Frekuensi Radio (Balmon) Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika menjadi salah satu ujung tombak dalam menghubungkan ekosistem komunikasi dan informatika di daerah.

“Kalau sekarang orang mungkin banyak cerita ke media, menginformasikan tentang penggunaan sprktrum frekuensi illegal yang mengakibatkan gangguan penerbangan, ini sebagai salah satu tugas yang diemban oleh Balai Monitoring,” jelasnya.

Kabiro Umum Setjen Kementerian Kominfo menyatakan, berbekal pengalaman bekerja sebagai Kepala Balai Monitoring sebagai Kabalmon Kupang, Surabaya, Manado dan Denpasar beberapa tahun lalu, cukup membantu dirinya dalam hal melakukan persiapan teknis kunjungan di daerah. 

Oleh karena itu, ia senantiasa memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan mampu memberikan pelayanan kepada siapa saja, teristimewa kepada pimpinan.

“Pengalaman yang sangat mahal inilah yang memudahkan saya dalam hal berkordinasi dan ingin mencoba untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan selanjutnya. Jadi pelaksanaan kegiatan lapangan seperti di Kupang sekarang, cukup membantu untuk membentuk saya dalam menghadapi pekerjaan yang cukup kompleks di Biro Umum. Kita paham bahwa biro itu mempunyai tugas menangani seluruh jenis pekerjaan dengan basis pelayanan. Jadi dengan pengalaman itu, cukup membantu membesarkan saya untuk bisa melaksanakan pekerjaan di Biro Umum,” ungkapnya.

Dalam kunjungan ke Kupang, Menteri Johnny didampingi Staf Khusus Bidang Komunikasi Politik, Philip Gobang; Kepala Biro Umum, Sensilaus Dore; Kepala Balmon Spektrum Frekuensi Radio Kelas I Kupang, Latuse; dan Wakil Gubernur NTT, Josef Nae Soi. Kunjungan Menkominfo ke Kupang kali ini merupakan yang kedua setelah sebelumnya pernah berkunjung pada bulan Juni 2021. (hm.ys)